Prüfung

Frage 1

Prüferin: Was verstehen Sie im Apothekenbetrieb unter einer ordnungsgemäßen Erfassung von Geschäftsvorfällen, sodass diese für einen sachkundigen Dritten prüfbar ist?

Im Apothekenbetrieb bedeutet eine ordnungsgemäße Erfassung von Geschäftsvorfällen, dass die Buchführung nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) geführt wird. Praktisch heißt das:

  • Jeder Geschäftsvorfall (z. B. Wareneingang, Verkauf, Barausgabe, Rezeptabrechnung, Personalkosten) wird sachlich richtig und vollständig erfasst.
  • Die Buchungen sind übersichtlich und so dokumentiert, dass ein sachkundiger Dritter (z. B. Steuerberater, Betriebsprüfer) den Vorgang nachvollziehen kann.
  • Es erfolgt eine zeitnahe Verbuchung, nicht „irgendwann später“, damit keine Lücken entstehen und die Zahlen zur Steuerung (z. B. Liquidität) taugen.
  • Grundlage ist immer ein Beleg: Ohne dokumentierte Grundlage ist die Buchung nicht prüfbar.

Das Ziel ist eine lückenlose, nachvollziehbare Dokumentation, die sowohl die gesetzlichen Anforderungen erfüllt als auch die betriebswirtschaftliche Steuerung ermöglicht.

Examens-Tipp: Antworte strukturiert entlang der GoB: richtig, vollständig, zeitnah, übersichtlich und beleggestützt. Wenn du dann noch den Zweck nennst („für sachkundigen Dritten prüfbar“), wirkt das sehr prüfungsreif.

Frage 2

Prüferin: Wie gehen Sie in der Apotheke buchhalterisch damit um, wenn zu einem Vorgang kein Originalnachweis mehr auffindbar ist?

Wenn ein Originalnachweis fehlt, ist das aus Sicht der Buchführung problematisch, weil das Prinzip „keine Buchung ohne Beleg“ gilt. In der Praxis wird dann – sofern der Geschäftsvorfall tatsächlich stattgefunden hat – ein Ersatzbeleg erstellt.

Wichtig ist dabei:

  • Der Ersatzbeleg muss besonders sorgfältig und plausibel erstellt werden.
  • Er sollte Datum, Betrag, Geschäftspartner, Inhalt/Grund des Vorgangs und eine Begründung enthalten, warum der Originalbeleg fehlt.
  • Er wird wie andere Belege geordnet abgelegt, damit die Buchung für Dritte nachvollziehbar bleibt.

Ziel ist nicht „Belege zu ersetzen“, sondern die Nachvollziehbarkeit wiederherzustellen. Wiederholt fehlende Originalbelege wären ein Risiko bei Prüfungen und ein Hinweis auf Verbesserungsbedarf in der Belegorganisation.

Examens-Tipp: In der Prüfung zuerst das Prinzip „keine Buchung ohne Beleg“ nennen, dann den Ausweg „Ersatzbeleg“ erklären und betonen, dass der besonders sauber begründet sein muss.

Frage 3

Prüferin: Welche Belegarten unterscheiden Sie in der Apothekenbuchführung, und was wäre jeweils ein typisches Beispiel aus dem Apothekenalltag?

In der Apothekenbuchführung werden typischerweise externe, interne und Ersatzbelege unterschieden:

  • Externe Belege: kommen von außerhalb, z. B. Eingangsrechnungen des Großhandels (Wareneinkauf), Abrechnungen mit Krankenkassen, Quittungen von Dienstleistern.
  • Interne Belege: werden im Betrieb selbst erstellt, z. B. Eigenbelege für Privatentnahmen, Umbuchungen zwischen Kasse und Bank oder Buchungen, die keine externe Rechnung auslösen.
  • Ersatzbelege: wenn der Originalbeleg verloren ging; sie müssen sorgfältig erstellt und begründet werden.

Diese Einteilung hilft, Belege systematisch zu organisieren und die Prüfbarkeit der Buchungen sicherzustellen.

Examens-Tipp: Nenne zu jeder Kategorie genau ein Apothekenbeispiel (Großhandelsrechnung, Privatentnahme-Eigenbeleg, Ersatzbeleg bei verlorenem Kassenbon). Das zeigt Praxisnähe.

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