Beschaffung und Dokumentation von Informationen

Strukturierter Ablauf: Von der Anfrage zur Information

Jede Arzneimittelinformation beginnt mit einer präzisen Erhebung der Anfrage. Nur wer die Fragestellung gründlich erfasst, kann passgenau recherchieren und hochwertige Antworten liefern. Kern ist, dass du dir schon beim Erstkontakt Klarheit über den Hintergrund, die Zielsetzung und eventuell relevante medizinische Faktoren verschaffst.

Erfassung relevanter Daten

Für eine systematische Bearbeitung sollten folgende Angaben dokumentiert werden:

  • Eingangsdatum der Anfrage
  • Kontaktdaten und, falls relevant, Berufsgruppe des Anfragenden
  • Art der Anfrageannahme (z.B. telefonisch, persönlich, schriftlich)
  • Konkrete, möglichst klar formulierte Fragestellung
  • Thema und Hintergrund, insbesondere Anlass und Ziel der Frage
  • Dringlichkeit
  • Gewünschte Art und Umfang der Rückmeldung (z.B. Kurzinfo, schriftlicher Bericht)

Ist die Anfrage patientenbezogen, erhebe zusätzlich Informationen wie

  • Alter, Körpergewicht
  • Begleiterkrankungen, Allergien
  • aktuelle und vorausgegangene Medikation, inkl. Selbstmedikation/Nahrungsergänzungsmittel
  • Schwangerschaft/Stillzeit
  • besondere Lebensumstände

Vollständige Angaben ermöglichen eine zielgerichtete, sichere Recherche und garantieren den passenden Informationsgehalt der Antwort.

TipPraktische Hinweise für das Beratungsgespräch

Frag im Alltag gezielt nach relevanten Kontextinformationen:
„Nehmen Sie aktuell weitere Arzneimittel ein?“
„Bestehen Allergien oder Vorerkrankungen?“
Diese Angaben sind entscheidend, um Interaktionen, Kontraindikationen oder Dosierungsprobleme zu erkennen.

Vorrecherche und Weiterleitung

In der Apotheke erfolgt eine Ersteinschätzung: Lässt sich die Frage mit eigenen Ressourcen beantworten, oder ist eine Weiterleitung sinnvoll? Halte fest:

  • Ob bereits Vorrecherchen erfolgten (inklusive Quellen und Ergebnisse)
  • Ob und an welche anderen Stellen die Anfrage schon gerichtet wurde

Kommt es zur Weiterleitung (z. B. an eine Informationsstelle), stelle sicher, dass der empfangende Kollege dieselbe Datengrundlage wie du hat. So wird Doppelarbeit vermieden und die Bearbeitung beschleunigt.

Auswahl und Verwendung geeigneter Informationsquellen

Zentrale Anforderung ist, dass du mit verlässlichen, aktuellen und wissenschaftlich anerkannten Quellen arbeitest. Die Auswahl richtet sich nach Fragestellung und Komplexität:

Quellenart Typische Anwendungen
ABDATA/AMTS-Module Wechselwirkungen, Wirkstoffe, Lagerung
Arzneibücher, DAC/NRF galenische Fragen, Rezeptur, Qualität
Fachinformationen, Herstellerangaben Zulassungen, Sicherheitshinweise
Elektronische Datenbanken (z. B. PubMed, Micromedex) Literaturrecherche, klinische Studien
Leitlinien (z. B. AWMF) evidenzbasierte Therapieempfehlungen
Fachzeitschriften, Lehrbücher aktuelle Entwicklung, Hintergrundwissen
Rechtsgrundlagen (AMG, ApBetrO etc.) rechtliche Fragestellungen
Interne Archive, Dokumentationen wiederkehrende oder bereits beantwortete Fragen

Gerade in komplexen Fällen solltest du mehrere unabhängige Quellen heranziehen, um die Information zu sichern und die Qualität zu stärken.

Zu beachten: Qualität und Aktualität

Prüfe immer:

  • Ist die Quelle aktuell und fachlich anerkannt?
  • Wurde die Information bereits von anderen unabhängig bestätigt?
  • Sind die erhobenen Daten übertragbar auf den Fall?

Bei Unsicherheiten oder nicht eindeutig beantwortbaren Fragen: Kommuniziere dies offen und dokumentiere die Unsicherheiten.

TipQualitätssicherung in der Informationsbeschaffung

Setze – wo sinnvoll – strukturierte Qualitätssicherungsmaßnahmen ein:

  • Vier-Augen-Prinzip bei kritischen Fragestellungen
  • Absicherung durch mindestens zwei unabhängige Quellen
  • Dokumentation von Unsicherheiten oder Limitationen
  • Regelmäßige Nachprüfung und Aktualisierung von Standardquellen

Datenschutz und Einwilligung

Sobald personenbezogene Daten ins Spiel kommen (z. B. Patientendaten), gelten besondere Pflichten nach DSGVO.

Hole immer eine schriftliche Einwilligung ein, wenn du personenbezogene Daten erhebst, verarbeitest oder weitergibst. Bei Weiterleitung der Frage an externe Stellen solltest du auf personenbezogene Angaben möglichst verzichten; sind sie notwendig, dann pseudonymisiere die übermittelten Daten und hole explizit das Einverständnis ein.

Vergiss nicht die Pflicht zur Löschung: Personenbezogene Daten, auch Kontaktdaten der Anfrage, sind nach spätestens drei Jahren zu löschen.

Dokumentation: Lückenlos und nachvollziehbar

Dokumentation ist dein Schlüssel zur Nachvollziehbarkeit und Qualitätssicherung. Sie umfasst:

  • Erfassungsdaten der Anfrage (s.o.)
  • Bearbeiter (wer hat die Recherche/Beantwortung durchgeführt?)
  • Ablauf der Recherche: verwendete Quellen, Suchbegriffe, Datum der Recherche
  • Rechercheergebnis mit Quellenbelegen
  • Kommunizierte Antwort inkl. Art der Übermittlung

Auch bei fehlenden oder unvollständigen Daten muss der Rechercheweg dokumentiert werden. Insbesondere:

  • Welche Quellen wurden durchsucht?
  • Wurden relevante Begriffe überprüft?
  • Wurden Einschränkungen/Unsicherheiten identifiziert und kommuniziert?

Für Informationsstellen empfiehlt es sich, elektronische Dokumentationssysteme zu nutzen, um wiederkehrende Fragestellungen leichter auffindbar zu machen.

Typische Praxisabläufe in Apotheken und Informationsstellen

In der Apotheke erfolgt die Dokumentation meist analog oder über praxisinterne Softwaresysteme. Eine strukturierte Ablage sollte gewährleistet sein, sodass auch im Nachhinein die Bearbeitung transparent bleibt.

Spezialisierte Informationsstellen setzen auf elektronische Erfassung, Versionierung und eine fortlaufende Aktualisierung der Ressourcen.

Zusammenfassung

  • Jede Informationsanfrage ist systematisch zu erfassen: Hintergrund, Kontext, relevante patientenbezogene Daten.
  • Recherche erfolgt mit aktuellen, anerkannten Quellen; Qualitätssicherung durch zweite Quellen und ggf. das Vier-Augen-Prinzip.
  • Datenschutz ist immer zu beachten: Einwilligung einholen, Daten pseudonymisieren, fristgerecht löschen.
  • Lückenlose Dokumentation beinhaltet Anfrage, Rechercheweg, Ergebnis und Antwort.
  • Unsicherheiten werden klar benannt und dokumentiert, damit die Informationslage für alle nachvollziehbar bleibt.
  • Der strukturierte Umgang mit Informationen ist ein zentrales Element der Arzneimitteltherapiesicherheit im Apothekenalltag.

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