Weitergabe von Informationen

Grundlagen der Informationsweitergabe in der Apotheke

Im Apothekenalltag gehört die strukturierte und sichere Weitergabe von Informationen zur täglichen Arbeit – sei es bei der Beratung von Patient:innen, im Team oder im Umgang mit externen Informationsstellen. Hierbei sind nicht nur fachliche Korrektheit und Verständlichkeit wichtig, sondern auch Datenschutz, Nachvollziehbarkeit und Qualitätssicherung.

Zielgruppenorientierte Kommunikation

Die Art und Weise, wie du Informationen weitergibst, muss sich stets an der jeweiligen Zielgruppe orientieren. Ob Patient:in, Angehörige, medizinisches Fachpersonal oder ein externes Arzneimittelinformationszentrum – jede Gruppe hat andere Vorkenntnisse und Bedürfnisse. Im Beratungsgespräch mit Patient:innen steht die sichere und verständliche Anwendung im Vordergrund, während bei Fachkreisen und Behörden präzise Angaben zu Wirkstoff, Dosis, Wechselwirkungen oder speziellen Anwendungsfragen gefragt sind.

Datenschutz: Schutz sensibler Informationen

Arbeiten mit Arzneimittelinformationen bedeutet immer auch den Umgang mit vertraulichen Patienten- oder Medikationsdaten. Die Weitergabe ist nur zulässig, wenn sie unbedingt notwendig ist und so anonymisiert wie möglich erfolgt:

  • Persönliche Daten dürfen nicht ohne Zustimmung der betroffenen Person an Dritte weitergegeben werden.
  • Bietet sich eine Weitergabe an eine externe Stelle an, musst du alle patientenbezogenen Daten nach Möglichkeit pseudonymisieren.
  • Falls die Einbeziehung von konkreten personenbezogenen oder krankheitsbezogenen Details zwingend erforderlich ist, ist eine schriftliche Einwilligung einzuholen.
  • Bei digitaler Kommunikation, insbesondere bei Gesundheitsdaten, sind verschlüsselte Übermittlungswege verpflichtend. Je nach Sensibilität empfiehlt sich sogar Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.

Übermittlung und Dokumentation von Informationen

Du kannst Informationen persönlich, telefonisch, schriftlich oder elektronisch weiterleiten. Dabei musst du stets sicherstellen, dass der Inhalt vollständig, korrekt und für die Empfänger:in verständlich ist. Wichtig ist, dass die Kernbotschaften nicht durch zu viele Details verwässert werden – die Auswahl der Informationen richtet sich am Bedarf und an den Risiken für die jeweilige Person aus.

Alle weitergegebenen Informationen, insbesondere bei externer Recherche oder Delegation im Team, sind sorgfältig zu dokumentieren:

  • Wer war Anfragende:r und Empfänger:in?
  • Welche Fragestellung lag zugrunde?
  • Welche Quellen und Recherchewege wurden genutzt?
  • Welche Informationen wurden weitergegeben und wie?

Personenbezogene Daten sind nach spätestens drei Jahren zu löschen.

Qualitätskontrolle und Rückmeldung

Um die Qualität der Information sicherzustellen, solltest du Quellenangaben machen, die Plausibilität prüfen (Vier-Augen-Prinzip!) und Rückmeldungen des/der Anfragenden erbitten – etwa zur Verständlichkeit, Relevanz und Praktikabilität deiner Information. Die Rückmeldung ist Basis für die kontinuierliche Verbesserung der Beratung.

TipTipp: Zielgerichtete Beratung erhöht die Sicherheit

Führe aktive Rückfragen, bevor du Informationen weitergibst:

  • Für wen ist das Arzneimittel gedacht?
  • Welche Beschwerden liegen vor und seit wann?
  • Werden weitere Arzneimittel eingenommen?
  • Gibt es Vorerkrankungen, Allergien oder besondere Umstände (z.B. Schwangerschaft)? So kannst du Risiken wie Kontraindikationen oder Interaktionen frühzeitig erkennen und passgenaue Hinweise zur sicheren Anwendung geben.

Verantwortlichkeiten im Apothekenteam

Informationen zu Arzneimitteln dürfen nur durch entsprechend qualifiziertes pharmazeutisches Personal weitergegeben werden. Die Verantwortung für die Auswahl, Qualität und Vollständigkeit der Information liegt immer beim Apothekenleiter bzw. der diensthabenden Apothekerin. Einzelne Tätigkeiten können delegiert werden – das finale Beratungsgespräch und die Freigabe jedoch nicht. Gerade bei komplexen Fragen oder Unsicherheiten sollte die Entscheidung zur Weitergabe an externe Stellen immer durch eine/n Apotheker:in getroffen werden.

Weiterleitung an externe Informationsquellen

Kannst du eine Anfrage im Rahmen deiner Möglichkeiten vor Ort nicht zufriedenstellend oder rechtzeitig beantworten, darf und sollte sie an anerkannte externe Informationsstellen (z.B. Arzneimittelinformationszentrum, Toxikologische Beratungsstelle) weitergeleitet werden. Hierbei muss die bereits erfolgte Recherche dokumentiert und klar kommuniziert werden, welche Informationen benötigt werden.

Das Ergebnis der externen Recherche geht in der Regel zunächst zurück an die anfragende Apotheke, nicht direkt an die/den Patienten/Patientin – so stellst du sicher, dass auch hier die Übersetzung in eine für die Zielgruppe verständliche Sprache sowie die finale Plausibilitätsüberprüfung durch dich oder die/den verantwortliche/n Apotheker:in erfolgt.

Praktische Beispiele für typische Informationsweitergaben

Situation Empfänger:in Zu beachten
Anwendungshinweise an Patient:in Patient:in Einfach formulieren, Risiken erklären, aktive Rückfragen stellen
Rückfrage zu Nebenwirkungen beim Arzt Ärztin/Arzt Fachlich korrekt, notwendige Details, Datenschutz sichern
Unklare Wechselwirkung → ZAI* ZAI / Extern Nur relevante Daten weitergeben, Pseudonymisierung, Dokumentation

*ZAI: Zentrales Arzneimittelinformationszentrum

Zusammenfassung

  • Die Weitergabe von Arzneimittelinformationen muss zielgruppenangepasst, verständlich, vollständig und qualitätsgesichert erfolgen.
  • Patientendaten dürfen nur im notwendigen Umfang und nach Einwilligung übermittelt werden; möglichst pseudonymisieren.
  • Informationen werden in der Regel nicht an Dritte weitergeben, um Sinnentstellung und Datenmissbrauch zu verhindern.
  • Bei Weiterleitung an externe Stellen: Recherche und übermittelte Daten dokumentieren, Rückmeldungen gehen zunächst an die Apotheke.
  • Qualitativ hochwertige Beratung braucht Rückfragen, aktive Bedarfsermittlung und vernünftige Fokussierung auf relevante Risiken und Hinweise.
  • Das gesamte Vorgehen von Fragestellung bis Rückmeldung muss sauber dokumentiert werden, inklusive Löschfristen für personenbezogene Daten.

So stellst du sicher, dass die Informationsweitergabe nicht nur fachlich korrekt, sondern auch rechtlich und organisatorisch sauber abläuft – ein zentrales Thema für deine spätere Berufspraxis und das Dritte Staatsexamen.

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